Přeskočit na obsah
PECKA

Úřady a veřejná správa

AI ve veřejné správě nerozhoduje. Připraví podklad, o kterém rozhodnete vy.

Zápis ze zastupitelstva, odpověď na dotaz, který jste letos psali popáté, podklad do spisu, dotační žádost. Papírová část práce úřadu se dá zkrátit, aniž by se hnulo s tím, kdo je za rozhodnutí odpovědný. Správní rozhodnutí vydává úřední osoba, ne model.

Chci nezávaznou nabídkuObsah kurzu

Jak vypadá týden dnes

  • Ze zasedání zastupitelstva zbude záznam a někdo z něj tři dny dělá zápis, který musí sedět s usneseními.
  • Na e-mail přijde podesáté stejný dotaz na poplatek za odpad nebo na kácení dřevin. Odpověď se píše od nuly, protože ta minulá se nedohledá.
  • Podklad do spisu se skládá z pěti dokumentů, které leží ve spisové službě každý pod jiným číslem jednacím.
  • Dotační žádost se píše po večerech tři týdny před uzávěrkou a povinné přílohy se dopisují na poslední chvíli.
  • Zaměstnanci už veřejnou AI dávno používají, jen o tom nikdo neví a úřad nemá sepsané žádné pravidlo, co do ní smí vložit.

Čte tohle Vedoucí odboru nebo tajemník menšího úřadu. Zajímá ho stejně jako čas i to, jestli to obstojí před kontrolou a před občanem.

Co z toho AI převezme

Vybrané položky z inventáře, přeložené do řeči vašeho oboru. U každé je odhad, kolik hodin měsíčně ta práce dnes zabere. Účastník si je na kurzu staví na vlastních dokumentech, ne na cvičných příkladech.

Tyhle práce dnes zaberou dohromady zhruba 54 h měsíčně

Je to spotřebovaný čas, ne úspora. Kalkulačka níž počítá jinak: bere fond pracovní doby všech školených lidí, z něj 30 % agendy, kterou AI zrychlí, a na ní 20 % úspory. Proto vyjde jiné číslo než tenhle součet: tenhle se týká jen vypsaných prací, kalkulačka celé jejich agendy.

  1. Pošta vyřízená do oběda

    dnes ~14 h měsíčně

    U vás: Opakované dotazy občanů: poplatky, lhůty, formuláře, stavební úřad. AI složí návrh odpovědi z vašich dřívějších odpovědí a z předpisu, úřední osoba ho zkontroluje a odešle.

    AI přečte celé vlákno, vytáhne, o co jde, a napíše návrh odpovědi ve vašem tónu. Vy ho schválíte nebo přepíšete.

  2. Zapisovatel, který nezapomíná úkoly

    dnes ~10 h měsíčně

    U vás: Zápisy z jednání zastupitelstva, rady a porad vedení. Ze záznamu vznikne návrh zápisu s usneseními, hlasováním a úkoly. Ověření a podpis zůstávají na určených osobách.

    Zápis, rozhodnutí a úkoly s odpovědnostmi a termíny, hotové dřív, než dojdete zpátky ke stolu.

  3. Interní mentor, který zná vaši firmu

    dnes ~8 h měsíčně

    U vás: Vnitřní předpisy, spisový a skartační řád, směrnice a metodiky z ministerstev. Asistent odpovídá z vašich dokumentů a ukáže, ze kterého článku to má. Nový referent se přestane ptát tří lidí.

    Asistent, který odpovídá z vašich směrnic, postupů a ceníků. A vždycky ukáže, ze kterého dokumentu to má.

  4. Smlouva připravená dřív, než ji otevře právník

    dnes ~6 h měsíčně

    U vás: Smlouvy o dílo, nájemní smlouvy, veřejnoprávní smlouvy a zadávací dokumentace. AI složí návrh z vaší vzorové smlouvy, označí, co je jinak, a vypíše, co musí zkontrolovat právník.

    AI složí návrh z vaší vzorové smlouvy a podkladů k obchodu, označí, co je jinak, a vypíše, co musí zkontrolovat člověk.

  5. AI, která hlídá dotace za vás

    dnes ~8 h měsíčně

    U vás: Sledování výzev pro obce a města, vyhodnocení, jestli na ně obec dosáhne, a příprava podkladů k žádosti včetně popisu projektu a povinných příloh.

    Asistent sleduje dotační tituly, vyhodnotí, jestli na ně firma dosáhne, a připraví podklady k žádosti.

  6. Pravidla dřív, než přijde kontrola

    dnes ~3 h měsíčně

    U vás: Vnitřní pravidlo, co se do AI smí vložit a co ne, a doložitelné proškolení zaměstnanců podle článku 4 AI Actu. Bez toho se u úřadu nemá začínat.

    Návrh firemní směrnice na jednu A4, doložitelné vzdělávání podle AI Actu a jasná hranice, co do AI nepatří.

  7. Chatbot, který se ptá první

    dnes ~5 h měsíčně

    U vás: Průvodce na webu úřadu, který občanovi projde krátký dotazník a řekne mu, který formulář potřebuje a co k němu přiložit. Nevyřizuje podání, jen šetří telefonáty na podatelnu.

    Chatbot projde s klientem krátký dotazník, dotáhne, co potřebujete vědět, a předá vám poptávku ve stavu k nacenění.

Spočítejte si to na svých číslech

Nepočítáme obrat, počítáme hodiny a jejich mzdovou cenu. Když někdo ušetří pětinu času, firma o pětinu víc nevyfakturuje, jen jí zbude kapacita. To druhé se dá obhájit, to první ne.

Kolik to může vrátit za rok

Přenastavte si to na svoje čísla. Počítá se z ušetřených hodin a jejich mzdové ceny, ne z obratu.

Do jednoho běhu se vejde nejvýše 15 lidí.

Větší firma projde kurzem po skupinách, jeden běh za druhým.

Školených lidí dohromady

10 na běh krát 1 běh. S tímhle počtem se počítá všechno níž.

10

Ušetřené hodiny za rok
1 080 h
Mzdová hodnota uvolněné kapacity
366 077 Kč

Do výsledovky se to promítne, teprve až tu kapacitu využijete na práci, kterou dnes nestíháte, nebo na zakázku navíc. Hotovostní úspora to sama o sobě není.

Hodiny, které lidé stráví na kurzu
500 h / 169 480 Kč

Tenhle čas program při schválené žádosti pokrývá. Co nepokryje, je zastupitelnost: na dobu výuky ten člověk v provozu chybí a jeho práci někdo udělat musí.

Za jak dlouho úspora pokryje hodiny vložené do kurzu
6 měsíců

Je to poměr hodin vložených do výuky a hodin ušetřených za rok, ne finanční návratnost: cena kurzu do něj nevstupuje. Číslo se nemění s počtem lidí ani se mzdou, protože obojí je na obou stranách zlomku, a je to tak správně.

Z čeho to počítáme: 30 % agendy je práce, kterou AI zrychlí, a na ní počítáme 20 % úspory času. Fond pracovní doby 1 800 hodin ročně na jednoho člověka, k hrubé mzdě se připočítávají odvody zaměstnavatele 33,8 %.

Podíl agendy vychází z rozpisu prací výše: psaní dokumentů a odpovědí zabírá úředníkovi zhruba třetinu času, zbytek jsou jednání, kontroly a úkony, které AI nezrychlí. Úsporu držíme na pětině, tedy níž než u firem, protože u úřadu jde každý výstup přes ověření a do spisu. Není to číslo ze studie, je to náš odhad a máte si ho přepsat podle sebe.

Je to odhad, ne příslib. Skutečnost závisí na tom, jak vaše agenda vypadá, a projdeme ji společně na konzultaci před kurzem.

Co AI ve vašem oboru dělat nesmí

Tohle patří na stůl dřív než nabídka. Kdo vám to neřekne, buď to neví, nebo počítá s tím, že na to přijdete až sami.

  • Správní rozhodnutí nesmí vydat AI. Rozhoduje úřední osoba a nese za to odpovědnost. AI může připravit podklad nebo návrh odůvodnění, ale text pak čte, mění a podepisuje člověk.
  • Osobní údaje občanů do AI nepatří, dokud pro to úřad nemá právní titul, posouzení vlivu a smluvně ošetřeného zpracovatele. Na kurzu učíme pracovat s anonymizovaným zadáním, ne obcházet pravidla.
  • Povinnosti podle AI Actu platí i pro úřad. Od února 2025 musí zaměstnavatel zajistit dostatečnou úroveň znalostí u lidí, kteří AI používají, a některé systémy ve veřejné správě spadají do vyšší rizikové kategorie s dalšími povinnostmi.
  • AI negeneruje důkaz ani úřední záznam. Co jde do spisu, musí být doložitelné a ověřené. Výstup modelu je pracovní podklad, dokud ho někdo nezkontroluje a nezaeviduje.
  • Akreditaci vzdělávací instituce pro úředníky územních samosprávných celků podle zákona č. 312/2002 Sb. nemáme. Kurz si proto do povinného průběžného vzdělávání úředníků nezapočtete. Co dostanete místo toho: obsah a rozsah doložený sylabem, prezenční listiny, osvědčení o absolvování jako doklad o proškolení podle AI Actu, vnitřní pravidlo pro práci s AI na jednu A4 a financování z programu Úřadu práce. Říkáme to rovnou, protože si to stejně ověříte.

Které moduly to řeší

Program má 10 modulů a 50 hodin, běh je nejvýš 15 lidí. Pro váš obor váží nejvíc tyhle.

  1. 095 hodin

    Bezpečnost, AI Act a firemní pravidla

    Účastník používá AI tak, aby nezpůsobil únik dat ani škodu chybným výstupem, a firma odchází s návrhem vlastních pravidel.

  2. 025 hodin

    Zadávání práce AI: prompting v praxi

    Účastník napíše zadání, které dá použitelný výstup napoprvé, ne po dvaceti minutách přeformulovávání. Na tomhle modulu stojí všechny další.

  3. 035 hodin

    Dokumenty, smlouvy a faktury

    Účastník umí nechat AI pracovat s vlastními dokumenty firmy, ne s obecnými znalostmi z internetu. Tady se ruší přepisování.

  4. 045 hodin

    AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady

    Účastník používá AI přímo v nástrojích, ve kterých pracuje denně, bez přepínání do prohlížeče. Začínáme tím, co už firma platí.

  5. 075 hodin

    Vlastní skilly, agenti a interní mentor

    Každý účastník si postaví a odladí vlastní skilly a asistenta, kterého po kurzu reálně používá. Bez programování.

Celý program, modul po modulu

Na co se ptáte nejčastěji

Smíme na úřadě AI vůbec používat?

Ano, pro přípravu podkladů, textů a rešerší. Hranice jsou tři: správní rozhodnutí vydává úřední osoba, osobní údaje občanů se do veřejné AI nevkládají bez právního titulu a smlouvy o zpracování, a podle AI Actu musí mít proškolení ti, kdo s ní pracují. Modul o pravidlech tohle řeší jako první, ne jako doplněk.

Co s osobními údaji ve spisech a v podáních?

Do zadání pro AI nepatří. Učíme pracovat s anonymizovaným textem a rozlišovat, kdy stačí obecné zadání a kdy se konkrétní spis do nástroje vůbec nesmí vložit. U nástrojů provozovaných v režimu úřadu je to jiná situace, kterou je nutné posoudit zvlášť.

Jak doložíme kontrole, že jsme to dělali správně?

Odnesete si tři věci: vnitřní pravidlo pro práci s AI na jednu A4, prezenční listiny a osvědčení jako doklad o proškolení podle AI Actu, a přehled toho, které agendy se s AI dělat smí a které ne.

Nahradí to úředníka?

Ne. Ubere práci, která se opakuje: psaní zápisů, hledání v předpisech, první verze odpovědí. Úkony, rozhodování a odpovědnost zůstávají u lidí, a to i formálně, protože jinak by to bylo v rozporu se správním řádem.

Musíme kvůli tomu pořizovat nový software?

Ne. Pracujeme s tím, co úřad má, včetně Microsoftu, kde bývají licence, o kterých se neví. Do spisové služby ani agendových systémů nesaháme, AI připraví text a člověk ho do systému vloží stejnou cestou jako dnes.

Započítá se kurz do povinného vzdělávání úředníků?

Ne. Akreditaci vzdělávací instituce pro úředníky územních samosprávných celků podle zákona č. 312/2002 Sb. nemáme, takže se kurz do osmnácti dnů průběžného vzdělávání nezapočítá. Doložit u kontroly jde obsah a rozsah kurzu, prezenční listiny, osvědčení o absolvování a vnitřní pravidlo pro práci s AI. Proškolení podle článku 4 AI Actu je tím doložené, povinné vzdělávání úředníků ne.

Kdo ručí za mlčenlivost o dokumentech, které přineseme na kurz?

Podklady, se kterými na kurzu pracujete, zůstávají vaše. Lektor s nimi pracuje jen během výuky, neodnáší si je a nearchivujeme je. Když potřebujete mlčenlivost nebo smlouvu o zpracování osobních údajů písemně, řekněte si o ni před podpisem, ne až na místě. A platí to i obráceně: spisy s osobními údaji občanů na kurz nosit nemusíte, cvičíme na anonymizovaném zadání.

Kdo to zaplatí?

Program je financovatelný z programu Úřadu práce. Podmínky se u obcí a příspěvkových organizací liší podle zřizovatele, proto to projdeme napřed a řekneme rovnou, jestli na to dosáhnete. Žádost za vás nevyplníme, nesmíme, ale připravíme podklady a projdeme ji s vámi.

Nezávazně a zdarma

Projdeme vaši agendu a řekneme, co z ní AI vezme

Hodinová konzultace bez závazku. Vyjdeme z vašich dokumentů, ne z obecného seznamu, a rovnou řekneme, jestli u vás dotace dává smysl.

Chci nezávaznou nabídkuZavolat 601 026 519