HR a personalistika
AI v HR tam, kde ušetří hodiny, a stop tam, kde rozhoduje člověk
Předvýběr z osmdesáti životopisů, směrnice, onboarding a interní komunikace. To jsou práce, kde AI ušetří čas hned. O uchazeči ale rozhoduje člověk, protože nábor je podle AI Actu vysoce rizikové použití. Kurz vede přesně po téhle hranici.
Jak vypadá týden dnes
- Na inzerát přijde osmdesát životopisů. Poctivě se přečte prvních deset, zbytek se projede diagonálně večer.
- Inzerát na další pozici se skládá z toho loňského a nikdo neví, jestli ještě odpovídá tomu, co oddělení opravdu potřebuje.
- Nový kolega dostane první den složku s dvanácti dokumenty a stejně se pak ptá tří lidí, od každého na trochu jinou odpověď.
- Směrnice o práci z domova se přepisuje potřetí, protože se neví, která verze je platná a kdo ji naposledy schválil.
- Vedle toho běží docházka, adaptační pohovory a e-maily typu „kdy mi přijde potvrzení pro banku“.
Čte tohle HR manažerka firmy s 15 až 250 lidmi, která dělá nábor, onboarding, směrnice a interní komunikaci zároveň a nemá to komu předat.
Co z toho AI převezme
Vybrané položky z inventáře, přeložené do řeči vašeho oboru. U každé je odhad, kolik hodin měsíčně ta práce dnes zabere. Účastník si je na kurzu staví na vlastních dokumentech, ne na cvičných příkladech.
Tyhle práce dnes zaberou dohromady zhruba 18 h měsíčně
Je to spotřebovaný čas, ne úspora. Kalkulačka níž počítá jinak: bere fond pracovní doby všech školených lidí, z něj 30 % agendy, kterou AI zrychlí, a na ní 20 % úspory. Proto vyjde jiné číslo než tenhle součet: tenhle se týká jen vypsaných prací, kalkulačka celé jejich agendy.
Předvýběr, který zvládne AI
dnes ~5 h měsíčněU vás: Osmdesát životopisů na jednu pozici, z toho třicet od lidí, kteří poslali stejný soubor i na tři jiné inzeráty. Kritériem není jen obor, ale i dojezd, směnnost a to, jestli člověk dělal na podobném typu provozu.
AI projde všechny proti vašim požadavkům, seřadí je a připraví otázky na pohovor. O člověku rozhoduje člověk, to se nemění.
Pošta vyřízená do oběda
dnes ~4 h měsíčněU vás: Potvrzení pro banku, dotazy na zůstatek dovolené, benefity, nemocenskou a příspěvek na stravování. Krátké zprávy, ale chodí denně a od padesáti lidí, takže se z nich stane půl dopoledne.
AI přečte celé vlákno, vytáhne, o co jde, a napíše návrh odpovědi ve vašem tónu. Vy ho schválíte nebo přepíšete.
Interní mentor, který zná vaši firmu
dnes ~3 h měsíčněU vás: Pracovní řád, směrnice o práci z domova, benefitní katalog a mzdový předpis. Problém není, že by je zaměstnanci neměli k dispozici. Problém je, že je nikdo nečte a zeptá se raději HR, popáté na totéž.
Asistent, který odpovídá z vašich směrnic, postupů a ceníků. A vždycky ukáže, ze kterého dokumentu to má.
AI mentor pro vaši pozici
dnes ~2 h měsíčněU vás: Adaptační plán pro konkrétní pozici: co si má nový člověk projít v prvním týdnu, koho potkat a co po měsíci umět.
Každý účastník odchází s mentorem naladěným na jeho práci: čím začít, co si hlídat a jak si na to zvyknout, když je zase plno.
Zapisovatel, který nezapomíná úkoly
dnes ~2 h měsíčněU vás: Zápis z adaptačního nebo hodnoticího pohovoru s dohodnutými kroky a termíny, hotový dřív, než začne další schůzka.
Zápis, rozhodnutí a úkoly s odpovědnostmi a termíny, hotové dřív, než dojdete zpátky ke stolu.
Pravidla dřív, než přijde kontrola
dnes ~2 h měsíčněU vás: Návrh pravidla, co z personálních dat smí do AI, plus doložitelné vzdělávání zaměstnanců podle článku 4 AI Actu, které HR stejně musí zajistit.
Návrh firemní směrnice na jednu A4, doložitelné vzdělávání podle AI Actu a jasná hranice, co do AI nepatří.
Spočítejte si to na svých číslech
Nepočítáme obrat, počítáme hodiny a jejich mzdovou cenu. Když někdo ušetří pětinu času, firma o pětinu víc nevyfakturuje, jen jí zbude kapacita. To druhé se dá obhájit, to první ne.
Kolik to může vrátit za rok
Přenastavte si to na svoje čísla. Počítá se z ušetřených hodin a jejich mzdové ceny, ne z obratu.
Do jednoho běhu se vejde nejvýše 15 lidí.
Větší firma projde kurzem po skupinách, jeden běh za druhým.
Školených lidí dohromady
2 na běh krát 1 běh. S tímhle počtem se počítá všechno níž.
2
- Ušetřené hodiny za rok
- 216 h
- Mzdová hodnota uvolněné kapacity
- 86 702 Kč
- Hodiny, které lidé stráví na kurzu
- 100 h / 40 140 Kč
- Za jak dlouho úspora pokryje hodiny vložené do kurzu
- 6 měsíců
Do výsledovky se to promítne, teprve až tu kapacitu využijete na práci, kterou dnes nestíháte, nebo na zakázku navíc. Hotovostní úspora to sama o sobě není.
Tenhle čas program při schválené žádosti pokrývá. Co nepokryje, je zastupitelnost: na dobu výuky ten člověk v provozu chybí a jeho práci někdo udělat musí.
Je to poměr hodin vložených do výuky a hodin ušetřených za rok, ne finanční návratnost: cena kurzu do něj nevstupuje. Číslo se nemění s počtem lidí ani se mzdou, protože obojí je na obou stranách zlomku, a je to tak správně.
Z čeho to počítáme: 30 % agendy je práce, kterou AI zrychlí, a na ní počítáme 20 % úspory času. Fond pracovní doby 1 800 hodin ročně na jednoho člověka, k hrubé mzdě se připočítávají odvody zaměstnavatele 33,8 %.
Odhad podle agendy, kterou na kurzu procházíme s účastníky na jejich vlastních inzerátech, směrnicích a adaptačních plánech. Úsporu tu počítáme pětinovou, tedy na spodní hranici toho, co uvádíme, protože v HR se skoro u každého výstupu rozhoduje o konkrétním člověku a kontrola proto trvá. V účtárně, kde je práce mechaničtější, počítáme třicet procent. Jemněji než po pěti procentech to rozlišit neumíme. Skutečný podíl ověřujeme na konzultaci před kurzem podle toho, kolik pozic firma ročně obsazuje.
Je to odhad, ne příslib. Skutečnost závisí na tom, jak vaše agenda vypadá, a projdeme ji společně na konzultaci před kurzem.
Co AI ve vašem oboru dělat nesmí
Tohle patří na stůl dřív než nabídka. Kdo vám to neřekne, buď to neví, nebo počítá s tím, že na to přijdete až sami.
- Rozhodnutí o uchazeči nesmí padnout na AI. Nábor a výběr zaměstnanců je podle AI Actu vysoce rizikové použití. AI smí životopisy setřídit a připravit podklad, vyřadit i pozvat musí člověk a musí vědět proč.
- Osobní údaje uchazečů do AI nepatří bez právního titulu a bez informování uchazeče. Nestačí, že to nástroj technicky umí. Na kurzu učíme pseudonymizaci a rozdíl mezi ní a anonymizací.
- Hodnocení výkonu, návrh na odměnu ani podklad k výpovědi nestavíme na výstupu AI. Automatizované rozhodování s právním účinkem má vlastní pravidla v GDPR a firma je musí umět doložit.
- Údaje o zdravotním stavu, odborové příslušnosti a další zvláštní kategorie osobních údajů do běžného chatu nepatří vůbec.
Které moduly to řeší
Program má 10 modulů a 50 hodin, běh je nejvýš 15 lidí. Pro váš obor váží nejvíc tyhle.
- 5 hodin
Bezpečnost, AI Act a firemní pravidla
Účastník používá AI tak, aby nezpůsobil únik dat ani škodu chybným výstupem, a firma odchází s návrhem vlastních pravidel.
- 5 hodin
Vlastní skilly, agenti a interní mentor
Každý účastník si postaví a odladí vlastní skilly a asistenta, kterého po kurzu reálně používá. Bez programování.
- 5 hodin
Zadávání práce AI: prompting v praxi
Účastník napíše zadání, které dá použitelný výstup napoprvé, ne po dvaceti minutách přeformulovávání. Na tomhle modulu stojí všechny další.
- 5 hodin
AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady
Účastník používá AI přímo v nástrojích, ve kterých pracuje denně, bez přepínání do prohlížeče. Začínáme tím, co už firma platí.
- 5 hodin
Automatizace a autonomní provoz
Účastník spustí skutečnou automatizaci v testovacím prostředí, uvidí ji běžet a pak navrhne vlastní pro svou agendu.
Na co se ptáte nejčastěji
Smí za nás AI vybírat uchazeče?
Ne. Nábor je podle AI Actu vysoce rizikové použití, takže rozhodnutí o uchazeči musí udělat člověk. AI smí životopisy setřídit podle vašich kritérií a připravit otázky na pohovor. Tím se ušetří čtení, ne odpovědnost.
Můžeme do AI nahrát životopisy, které nám přišly?
Ne automaticky. Potřebujete právní titul, informovat uchazeče a nástroj, který má firma smluvně ošetřený. Na kurzu si projdeme, jak podklad pseudonymizovat a co z něj AI ke třídění vlastně potřebuje.
Co po nás AI Act vlastně chce?
Článek 4 ukládá zajistit dostatečnou úroveň AI gramotnosti u lidí, kteří s AI ve firmě pracují, a umět to doložit. Absolvovaný kurz s osvědčením je jeden ze způsobů. Na modulu o bezpečnosti k tomu firma sepíše vlastní pravidla na jednu A4.
Máme ve skupině lidi, kterým dělá potíže i Excel. Je to problém?
Není, a je to častější, než se čeká. Práce s AI stojí na tom, umět popsat, co potřebujete, a to je dovednost HR, ne informatika. Žádný vzorec se tu nepíše. Vedle firemních kurzů učíme dlouhodobě digitální dovednosti lidi, kteří se počítače spíš bojí, takže rozdílné vstupní úrovně ve skupině jsou pro lektory běžný stav. Na konzultaci před kurzem se ptáme, kdo kde začíná, a podle toho stavíme tempo prvních dvou modulů.
Nepoškodí AI naši značku zaměstnavatele?
Poškodí ji text, na kterém je AI poznat: tři odrážky, prázdné fráze a falešné nadšení. Proto je na kurzu samostatná část o tom, jak AI naučit váš rukopis a jak poznat, čím se prozrazuje. Kondolence, omluvu a osobní zpětnou vazbu píše člověk.
Kolik z toho HR opravdu využije?
Počítáme, že AI zrychlí zhruba třetinu HR agendy, tedy nábor, směrnice, onboarding a poštu, a na té části ušetří kolem pětiny času. Je to spodní hranice toho, co u segmentů uvádíme, a je to záměr: pohovory, jednání a řešení sporů se nezrychlí a ani by neměly. Konkrétní podíl si projdeme na konzultaci před kurzem.
Jsme dva v HR. Vyplatí se nám kurz?
Kurz se otevírá pro skupinu, takže obvykle jde o HR spolu s účtárnou, asistentkou a vedoucími. Každý účastník pracuje na vlastní agendě a odchází s vlastním katalogem zadání, takže smíšená skupina není kompromis.
Projdeme vaši agendu a řekneme, co z ní AI vezme
Hodinová konzultace bez závazku. Vyjdeme z vašich dokumentů, ne z obecného seznamu, a rovnou řekneme, jestli u vás dotace dává smysl.