Přeskočit na obsah
PECKA

Účtárna a administrativa

Vytěžování faktur a papírů, které dnes někdo přepisuje ručně

Doklady chodí v PDF, ve skenech a jako fotky z mobilu. Čísla z nich se pak přepisují do účetního systému. Ukážeme vaší účtárně, jak nechat vytěžování faktur na AI a jak si výstup zkontrolovat dřív, než ho někdo zaúčtuje.

Chci nezávaznou nabídkuObsah kurzu

Jak vypadá týden dnes

  • Do schránky přijde padesát faktur měsíčně od dodavatelů, každá v jiném formátu, část jako sken a část jako fotka z dílny.
  • Někdo z účtárny je otevírá po jedné a přepisuje z nich variabilní symbol, datum splatnosti a položky do Pohody nebo Heliosu.
  • U dvou z nich sedí špatná částka, na což se přijde až při párování s bankou, a hledá se, kde se stala chyba.
  • Vedle toho běží pošta: dotazy na stav úhrady, upomínky, výzvy k doplnění podkladů. Odpovědi se píšou od nuly, i když jsou pokaždé skoro stejné.
  • Na uzávěrku se zbylo pár hodin v pátek odpoledne, protože přes týden na ni nebyl klid.

Čte tohle Hlavní účetní nebo provozní ředitel firmy do 250 lidí, který doklady podepisuje a ví, kolik hodin měsíčně sežere jejich přepisování.

Co z toho AI převezme

Vybrané položky z inventáře, přeložené do řeči vašeho oboru. U každé je odhad, kolik hodin měsíčně ta práce dnes zabere. Účastník si je na kurzu staví na vlastních dokumentech, ne na cvičných příkladech.

Tyhle práce dnes zaberou dohromady zhruba 20 h měsíčně

Je to spotřebovaný čas, ne úspora. Kalkulačka níž počítá jinak: bere fond pracovní doby všech školených lidí, z něj 35 % agendy, kterou AI zrychlí, a na ní 30 % úspory. Proto vyjde jiné číslo než tenhle součet: tenhle se týká jen vypsaných prací, kalkulačka celé jejich agendy.

  1. Faktury, které se zapíšou samy

    dnes ~5 h měsíčně

    U vás: Padesát přijatých faktur měsíčně, každá od jiného dodavatele a v jiném rozvržení, k tomu dodací listy a účtenky za drobný nákup. Výstup je tabulka ve tvaru, který umí naimportovat Pohoda nebo Helios, včetně variabilního symbolu a data splatnosti.

    AI přečte fakturu, sken i fotku z mobilu, vytáhne položky a připraví je k zaúčtování. Člověk kontroluje, nepřepisuje.

  2. Pošta vyřízená do oběda

    dnes ~4 h měsíčně

    U vás: Dotazy na stav úhrady, upomínky a výzvy k doplnění podkladů. Odpovědi jsou pokaždé skoro stejné a stejně se píšou od nuly, protože se napřed musí dohledat, o kterou fakturu a které vlákno vlastně jde.

    AI přečte celé vlákno, vytáhne, o co jde, a napíše návrh odpovědi ve vašem tónu. Vy ho schválíte nebo přepíšete.

  3. Smlouva připravená dřív, než ji otevře právník

    dnes ~3 h měsíčně

    U vás: Objednávky, rámcové smlouvy a dodatky, které se dnes skládají z té loňské. Nejdražší jsou tichá odchýlení: jiná splatnost, jiná sankce, jiná délka výpovědi než ve vzoru, kterých si nikdo nevšimne.

    AI složí návrh z vaší vzorové smlouvy a podkladů k obchodu, označí, co je jinak, a vypíše, co musí zkontrolovat člověk.

  4. AI přímo ve Wordu, Excelu a Outlooku

    dnes ~3 h měsíčně

    U vás: Excel a Outlook rovnou s AI: vysvětlení cizího vzorce v tabulce po předchůdci, hledání anomálií v sestavě, shrnutí dlouhého vlákna s dodavatelem.

    Projdeme, co už máte v Microsoftu zaplacené, a zapneme to. AI pak pracuje tam, kde pracujete vy.

  5. Zapisovatel, který nezapomíná úkoly

    dnes ~2 h měsíčně

    U vás: Porada nad uzávěrkou a nad nezaplacenými fakturami: kdo dohledá chybějící doklad, kdo zavolá dodavateli, do kdy. Dnes z toho zbude seznam v bloku hlavní účetní.

    Zápis, rozhodnutí a úkoly s odpovědnostmi a termíny, hotové dřív, než dojdete zpátky ke stolu.

  6. Interní mentor, který zná vaši firmu

    dnes ~2 h měsíčně

    U vás: Směrnice o oběhu dokladů, podpisový řád a cestovní náhrady. Otázky typu kdo tohle smí schválit do padesáti tisíc dnes končí u hlavní účetní, protože ona jediná ví, ve které verzi směrnice to stojí.

    Asistent, který odpovídá z vašich směrnic, postupů a ceníků. A vždycky ukáže, ze kterého dokumentu to má.

  7. Pravidla dřív, než přijde kontrola

    dnes ~1 h měsíčně

    U vás: Sepsané pravidlo, co se z dokladu smí vložit do AI a co ne, aby účtárna nemusela čekat na stanovisko pokaždé znovu.

    Návrh firemní směrnice na jednu A4, doložitelné vzdělávání podle AI Actu a jasná hranice, co do AI nepatří.

Spočítejte si to na svých číslech

Nepočítáme obrat, počítáme hodiny a jejich mzdovou cenu. Když někdo ušetří pětinu času, firma o pětinu víc nevyfakturuje, jen jí zbude kapacita. To druhé se dá obhájit, to první ne.

Kolik to může vrátit za rok

Přenastavte si to na svoje čísla. Počítá se z ušetřených hodin a jejich mzdové ceny, ne z obratu.

Do jednoho běhu se vejde nejvýše 15 lidí.

Větší firma projde kurzem po skupinách, jeden běh za druhým.

Školených lidí dohromady

4 na běh krát 1 běh. S tímhle počtem se počítá všechno níž.

4

Ušetřené hodiny za rok
756 h
Mzdová hodnota uvolněné kapacity
283 228 Kč

Do výsledovky se to promítne, teprve až tu kapacitu využijete na práci, kterou dnes nestíháte, nebo na zakázku navíc. Hotovostní úspora to sama o sobě není.

Hodiny, které lidé stráví na kurzu
200 h / 74 928 Kč

Tenhle čas program při schválené žádosti pokrývá. Co nepokryje, je zastupitelnost: na dobu výuky ten člověk v provozu chybí a jeho práci někdo udělat musí.

Za jak dlouho úspora pokryje hodiny vložené do kurzu
3 měsíce

Je to poměr hodin vložených do výuky a hodin ušetřených za rok, ne finanční návratnost: cena kurzu do něj nevstupuje. Číslo se nemění s počtem lidí ani se mzdou, protože obojí je na obou stranách zlomku, a je to tak správně.

Z čeho to počítáme: 35 % agendy je práce, kterou AI zrychlí, a na ní počítáme 30 % úspory času. Fond pracovní doby 1 800 hodin ročně na jednoho člověka, k hrubé mzdě se připočítávají odvody zaměstnavatele 33,8 %.

Odhad podle agendy, kterou na kurzu procházíme s účastníky přímo na jejich dokladech. Úsporu tu počítáme třicetiprocentní, tedy víc než u ostatních oborů: doklad má pevnou strukturu a kontroluje se proti originálu, což je rychlejší než přepisování. Ve výrobě proti tomu počítáme čtvrtinu, v HR pětinu. Jemněji než po pěti procentech to rozlišit neumíme. Skutečný podíl agendy ověřujeme na konzultaci před kurzem, kde si projdeme, kolik dokladů měsíčně firma zpracuje.

Je to odhad, ne příslib. Skutečnost závisí na tom, jak vaše agenda vypadá, a projdeme ji společně na konzultaci před kurzem.

Co AI ve vašem oboru dělat nesmí

Tohle patří na stůl dřív než nabídka. Kdo vám to neřekne, buď to neví, nebo počítá s tím, že na to přijdete až sami.

  • AI nepodepisuje a neschvaluje. Vytěžený doklad je návrh k zaúčtování, kontrolu a podpis dělá člověk, který za to ručí.
  • AI nenahrazuje účetní ani daňového poradce. Metodické rozhodnutí, kam položku zaúčtovat a jak ji daňově posoudit, zůstává na odborníkovi.
  • Ze skenu v horší kvalitě AI čte tabulky a razítka nespolehlivě. Ruční poznámka na okraji faktury jí často unikne úplně, proto se u skenů kontroluje víc, ne míň.
  • Mzdové podklady, rodná čísla a údaje o zdravotním stavu do běžného chatu nepatří. Pracujeme s pseudonymizací a s nástroji, které má firma smluvně ošetřené.

Které moduly to řeší

Program má 10 modulů a 50 hodin, běh je nejvýš 15 lidí. Pro váš obor váží nejvíc tyhle.

  1. 035 hodin

    Dokumenty, smlouvy a faktury

    Účastník umí nechat AI pracovat s vlastními dokumenty firmy, ne s obecnými znalostmi z internetu. Tady se ruší přepisování.

  2. 045 hodin

    AI kancelář: Copilot, Office, Teams a porady

    Účastník používá AI přímo v nástrojích, ve kterých pracuje denně, bez přepínání do prohlížeče. Začínáme tím, co už firma platí.

  3. 025 hodin

    Zadávání práce AI: prompting v praxi

    Účastník napíše zadání, které dá použitelný výstup napoprvé, ne po dvaceti minutách přeformulovávání. Na tomhle modulu stojí všechny další.

  4. 095 hodin

    Bezpečnost, AI Act a firemní pravidla

    Účastník používá AI tak, aby nezpůsobil únik dat ani škodu chybným výstupem, a firma odchází s návrhem vlastních pravidel.

  5. 085 hodin

    Automatizace a autonomní provoz

    Účastník spustí skutečnou automatizaci v testovacím prostředí, uvidí ji běžet a pak navrhne vlastní pro svou agendu.

Celý program, modul po modulu

Na co se ptáte nejčastěji

Funguje vytěžování faktur i na sken a fotku z mobilu?

Ano, u čitelných dokladů běžně. U skenu v horší kvalitě, u tabulek přes celou stranu a u ručně psaných poznámek klesá spolehlivost. Proto vedle vytěžení vždy stavíme i kontrolní krok, kde se výstup porovná s dokladem.

Napojíme to na Pohodu nebo Helios?

Kurz vás naučí připravit data ve formátu, který váš systém umí naimportovat, typicky tabulku nebo XML. Samotné napojení do systému je práce pro vaše IT nebo dodavatele software. Co k tomu potřebují, vám sepíšeme.

Kdo ručí za chybu, kterou AI udělá?

Firma. Proto vedeme celý kurz tak, že AI dodává návrh a člověk kontroluje. Na modulu o dokumentech si účastníci nastavují kontrolní krok dřív, než začnou cokoli zaúčtovávat.

Naše účetní dělá na částečný úvazek a v Excelu je nejistá. Zvládne to?

Ano, a nebude jediná taková ve skupině. Kurz nepředpokládá programování ani pokročilý Excel: AI se zadává větami. Kdo umí napsat e-mail, umí zadat úkol. Vedle firem učíme dlouhodobě digitální dovednosti lidi, kteří k počítači usedají neradi, takže tempo umíme přizpůsobit, aniž by to zbytek skupiny brzdilo. Pracujeme přitom na vašich dokladech, ne na cvičných příkladech, protože vlastní faktura se vysvětluje líp než modelový příklad.

Smíme do AI vůbec vkládat faktury od dodavatelů?

Záleží na tom, co je na dokladu a jaký nástroj používáte. Na modulu o bezpečnosti a AI Actu si projdeme, co do AI patří, co se dá pseudonymizovat a co tam nesmí. Firma odchází s návrhem vlastního pravidla na jednu A4.

Jsme malá firma a v účtárně jsou dva lidi. Vyplatí se to?

Spodní hranici počtu účastníků program nestanovuje a my ji taky neurčujeme. Strop patnácti lidí na běh držíme proto, aby se lektor stihl věnovat každému, opačným směrem to omezené není. U dvou lidí z účtárny obvykle skupinu doplní administrativa, asistentka nebo vedoucí, každý pracuje na vlastní agendě, takže smíšená skupina není kompromis. Jak přesně sestavit běh, probereme na konzultaci.

Za jak dlouho to bude v účtárně vidět?

První věci, typicky pošta a čtení dokumentů, používají účastníci od druhého dne. Vytěžování dokladů nastavené na vaše faktury vzniká na třetím modulu. Celý padesátihodinový program běží podle domluvy v blocích, aby účtárna nestála.

Nezávazně a zdarma

Projdeme vaši agendu a řekneme, co z ní AI vezme

Hodinová konzultace bez závazku. Vyjdeme z vašich dokumentů, ne z obecného seznamu, a rovnou řekneme, jestli u vás dotace dává smysl.

Chci nezávaznou nabídkuZavolat 601 026 519