Žádost o dotaci na vzdělávání zaměstnanců krok za krokem

Kdo žádá a proč to nejde jinak

Dotace na vzdělávání zaměstnanců z programu Vzdělávání pro firmy, který spravuje Úřad práce ČR z Operačního programu Zaměstnanost plus na období 2026 až 2028, je určená zaměstnavatelům. Žádá vždy firma sama za sebe, ne vzdělávací společnost, která kurz dodává. Vzdělavatel typicky připraví podklady o obsahu a rozsahu kurzu, samotnou žádost ale musí podat a podepsat zaměstnavatel.

Tenhle text projde proces krok za krokem tak, jak ho vidí firma, která se rozhoduje požádat.

Šest kroků žádosti

Co si připravit dopředu

Než firma žádost podá, vyplatí se mít hotové:

• rozhodnutí, kolik lidí a z jakých pozic se bude školit
• popis vzdělávací aktivity, rozsah v hodinách a předpokládaný harmonogram
• identifikační údaje firmy a doklad o bezdlužnosti
• domluveného dodavatele vzdělávání, který dodá popis obsahu kurzu v podobě, kterou lze do žádosti vložit

Nejčastější důvod zpoždění není samotné vyplnění formuláře, ale čekání na to, až firma dá dohromady všechny přílohy. Kdo si je připraví dřív, než začne žádost vyplňovat, ušetří si nejvíc času.

Na čem žádosti vázne

Zahájení vzdělávání dřív, než je dohoda podepsaná. Podmínky programu vyžadují, aby realizace začala až po podpisu dohody s Úřadem práce ČR, ne hned po podání žádosti ani po jejím schválení bez podpisu.

Neúplné nebo nepřesné podklady. Popis vzdělávací aktivity musí odpovídat tomu, co se skutečně bude učit a v jakém rozsahu. Nesoulad mezi žádostí a realitou kurzu je zbytečné riziko, kterému se dá předejít tím, že popis sepíše přímo dodavatel vzdělávání.

Podcenění času na posouzení. Mezi podáním žádosti a podpisem dohody uplyne čas, který se liší podle aktuálního zatížení úřadu. Firma, která chce začít v konkrétním termínu, by měla žádost podat s dostatečným předstihem, ne až těsně před plánovaným začátkem kurzu.

Jak si naplánovat čas dopředu

Firmy nejčastěji chybují v odhadu, kolik týdnů celý proces zabere od rozhodnutí požádat po první školicí den. Realistický odhad se skládá ze tří částí: čas na přípravu podkladů, čas na posouzení žádosti Úřadem práce a čas na naplánování termínů s dodavatelem vzdělávání, který musí sedět i lidem z provozu.

Firma, která chce reálně začít školit na podzim, by proto neměla čekat s podáním žádosti na léto, i kdyby už měla vybraného dodavatele a domluvený obsah kurzu. Čím dřív se žádost podá, tím víc prostoru zbyde na to, aby se případné nedostatky v podkladech stihly opravit ještě před rozhodnutím, ne až po zamítnutí.

Co když je žádost zamítnutá nebo vrácená k doplnění

Úřad práce ČR může žádost vrátit k doplnění, pokud v ní chybí některá povinná příloha nebo je popis vzdělávací aktivity nejasný. Není to totéž co zamítnutí, jde o možnost žádost opravit a podat znovu. Právě proto se vyplatí nechat popis obsahu kurzu připravit přímo dodavatelem vzdělávání, který ví, jaké formulace úřad očekává, a snížit tak riziko, že se žádost bude muset kvůli formálním nedostatkům vracet.

Pokud je žádost zamítnutá věcně, tedy firma nebo aktivita nesplňuje podmínky výzvy, řešením bývá žádost upravit podle podmínek a podat novou, ne se odvolávat proti podstatě programu. Přesný postup pro konkrétní případ je vždy potřeba ověřit přímo u Úřadu práce ČR, protože se může lišit podle důvodu zamítnutí.

Kdo ve firmě má proces na starosti

Žádost o dotaci prochází obvykle rukama dvou lidí ve firmě, i když ji formálně podává jeden statutární zástupce. Personalista nebo vedoucí, který zná potřeby týmu, sestavuje seznam účastníků a popis toho, co má vzdělávání změnit. Ekonomické nebo administrativní oddělení pak řeší doklad o bezdlužnosti a formální náležitosti podání.

U menších firem, kde tyhle role splývá do jednoho člověka, se vyplatí počítat s tím, že příprava podkladů zabere reálný čas, i řádově jednotky hodin, ne jen vyplnění formuláře na počkání. Dodavatel vzdělávání může tuhle část zkrátit tím, že rovnou dodá popis vzdělávací aktivity v podobě, kterou lze do žádosti vložit, ale rozhodnutí o účastnících a harmonogramu zůstává na firmě.

Co program hradí

Program hradí náklady samotného vzdělávání a k tomu náhradu mzdy zaměstnance za dobu, kterou stráví na školení místo v provozu. Konkrétní sazby a částky se odvíjejí od aktuálních podmínek výzvy a liší se případ od případu, přesný propočet pro vaši firmu proto patří do individuální kalkulace, ne do obecného textu. Podmínkou proplacení je vždy dodržení minimální osmdesátiprocentní docházky u každého účastníka.

Náhrada mzdy funguje jako druhá, oddělená položka téhož programu: vyplácí se stejně jako náklady na vzdělávání, tedy zpětně po skončení kurzu a na základě dokladů o docházce a vyplacené mzdě.

Proč se vyplatí řešit žádost i menší firmě

Menší firmy si žádost o dotaci často odsouvají s tím, že administrativa se vyplatí jen velkým společnostem s vlastním právním oddělením. Podmínky programu se přitom nijak neliší podle velikosti firmy, kromě toho, že jeden běh má nejvýše patnáct účastníků, což menší firmě naopak vyhovuje, protože nemusí řešit rozdělení do víc skupin.

Reálná administrativní zátěž je soustředěná do fáze přípravy podkladů, ne do samotného podání ani do průběhu kurzu. Firma s deseti nebo patnácti zaměstnanci, která si přípravu rozvrhne na pár týdnů a nechá popis vzdělávací aktivity připravit dodavatelem, projde procesem srovnatelně rychle jako firma s dvěma sty lidmi.

Kde v tom stojíme my

Žádost za klienta nevyplňujeme, protože to podmínky programu nedovolují. K padesátihodinovému kurzu AI pro firmy ale dodáváme videonávod krok za krokem, checklist podkladů a hotový popis vzdělávací části včetně sylabu a harmonogramu, který jde do žádosti rovnou vložit.

Než se firma pro žádost rozhodne, vyplatí se ujasnit si i to, kdo v tomhle a dalších programech vzdělávání zaměstnanců vlastně platí, protože Vzdělávání pro firmy není jediná cesta, jak vzdělávání financovat.

Při schválené žádosti kurz hradí program Úřadu práce. Kolik z ceny pokryje ve vašem případě, spočítáme písemně dopředu.

Zdroje

• Projekt Vzdělávání pro firmy, up.gov.cz
• MPSV spouští projekt Vzdělávání pro firmy, mpsv.gov.cz