Investice do vzdělávání, nebo jen náklad? Jak to spočítat

Rozdíl, který není v účetnictví

V účetní závěrce vzdělávání vždycky skončí jako náklad. Otázka, jestli je vzdělávání investice, nebo náklad, se tedy neřeší v účetnictví, ale v tom, co firma s kurzem udělá dřív, než začne, a co si z něj odnese, když skončí. Rozdíl se pozná až s odstupem, ne v den, kdy kurz skončí a všichni si pochvalují dobrý pocit z výuky.

Firmy, které nám na školeních říkají, že vzdělávání je pro ně investice, mají obvykle jednu společnou věc: dopředu vědí, jakou konkrétní práci má kurz změnit. Firmy, které mluví o nákladu, obvykle vědí jen to, že by se měly „nějak zabývat AI“, a čekají, že jim to ukáže lektor, místo aby si to promyslely samy dopředu.

Co odlišuje investici od nákladu

Žádný z těchto rozdílů nesouvisí s tím, kdo kurz platí. Dotace se týká ceny, ne toho, co se z kurzu stane. Firma může mít investičně pojatý kurz zaplacený z vlastního rozpočtu i z dotace, stejně jako může mít nákladově pojatý kurz financovaný oběma způsoby.

Jak měřit návratnost bez vymyšlených čísel

Procenta úspory, která se objevují v marketingových materiálech o AI, obvykle nemají za sebou žádné vlastní měření té konkrétní firmy. Použitelnější je jednodušší postup:

1. Vyberte jednu konkrétní opakovanou práci, ne obor. Ne „administrativa“, ale „přepisování faktur do účetního systému“.
2. Změřte, kolik na ni jde času teď. Stačí odhad člověka, který to dělá, na týden nebo měsíc.
3. Po kurzu totéž zopakujte na stejné práci a stejných lidech.
4. Porovnejte čas, ne peníze. Kolik hodin se uvolnilo, je číslo, které firma sama naměřila a může ho doložit, na rozdíl od cizí studie s procenty.

Tenhle postup jsme podrobněji popsali v článku o tom, jak zavést AI ve firmě, aniž by to lidi naštvalo, protože stejná logika, tedy začít jednou konkrétní prací, platí pro zavádění AI i pro vyhodnocení, jestli se vzdělávání vyplatilo.

Jak to vypadá na jedné konkrétní práci

Pro ilustraci, ne jako doložené číslo z konkrétní firmy: účetní tráví část dne přepisováním údajů z došlých faktur do účetního systému. Před kurzem si sama pro sebe zapíše, kolik faktur denně zpracuje a jak dlouho jí to trvá. Po kurzu, ve kterém se naučila nastavit vytěžování dokladů a kontrolovat výstup, zapíše totéž znovu na stejném vzorku práce.

Rozdíl mezi oběma čísly je jediný údaj, který firma potřebuje k tomu, aby věděla, jestli se investice vyplatila, a je to údaj, který si naměřila sama, ne cizí studie, kterou nikdy neuvidí a nikdy si ji neověří. Stejný postup funguje na psaní nabídek, na zápisy z porad nebo na vyhledávání informací v dokumentech, tedy na jakékoli opakované práci, kterou jde ohraničit a spočítat.

Pokud se po kurzu čas na dané práci nezmění vůbec, není to selhání metody měření, ale signál, že se buď zvolila špatná práce ke kurzu, nebo se naučené v provozu nepoužívá. Obojí se dá zjistit rychle, právě proto, že se měří konkrétní úkon, ne dojem z kurzu. A obojí se dá i opravit, což u obecného dojmu „bylo to fajn“ nejde, protože se nemá co opravovat.

Proč na výběru lidí záleží víc než na obsahu

Investiční pohled na vzdělávání se nejčastěji láme na výběru účastníků, ne na kvalitě lektora. Kurz s vynikajícím obsahem, který absolvuje vedení firmy místo lidí, kteří dělají opakovanou práci s dokumenty, zůstane nákladem, protože se nemá co v provozu projevit.

Firmy, kterým vzdělávání sedlo jako investice, obvykle poslaly do prvního běhu lidi s největším podílem opakované práce, ne podle pozice. Tahle skupina ukáže výsledek nejdřív, a právě ten výsledek přesvědčí zbytek firmy líp než jakákoli prezentace o tom, co AI umí. Podobně jsme to psali i v článku o tom, nahradí AI zaměstnance: mění se náplň práce konkrétních lidí, ne abstraktní obor.

Firmy, které naopak poslaly do prvního běhu vedení nebo lidi bez opakované práce s dokumenty, obvykle skončily s pozitivním hodnocením kurzu a beze změny v provozu. Kurz se líbil, ale nebyl vedle čeho ho poznat. Tenhle rozdíl bývá největší překvapení pro firmy, které si myslely, že o kvalitě rozhoduje hlavně lektor, ne to, kdo v místnosti sedí.

Kdo ve firmě má výsledek hlídat

Investiční pohled potřebuje vlastníka, jinak se rozplyne do obecného „doufáme, že se to používá“. Nemusí to být vedení firmy. Funguje i vedoucí týmu, který danou práci zná, nebo sám člověk, který prošel kurzem, pokud se mu jasně řekne, že jeho úkolem po kurzu je zapsat, co se změnilo.

Bez tohohle jmenovitého úkolu se stane to, co se stává nejčastěji: kurz proběhne, hodnocení je kladné a za tři měsíce si nikdo nevzpomene, jestli se něco doopravdy změnilo. V tu chvíli je jedno, jestli šlo o investici, nebo náklad, protože firma na tuhle otázku už nemá odpověď a příští kurz se bude znovu rozhodovat naslepo.

Kde investiční pohled selhává

Kurz bez pojmenovaného cíle. Když firma neumí říct, jaká práce se má po kurzu dělat jinak, nemá podle čeho měřit, jestli se to povedlo, a diskuze o návratnosti se zvrhne v dojmy.

Chybějící člověk, který to hlídá. Bez někoho, kdo po skončení kurzu sleduje, jestli se naučené doopravdy používá, se i dobrý obsah rozplyne do tří týdnů.

Obecný obsah místo firemních dokumentů. Kurz, který neřeší konkrétní dokumenty a procesy dané firmy, zůstává vzděláváním v obecném smyslu, ne investicí do konkrétní práce.

Příliš mnoho cílů najednou. Firma, která chce kurzem najednou vyřešit administrativu, obchod i marketing, obvykle nezmění nic pořádně. Investiční pohled funguje líp na dvou třech konkrétních pracích, ne na celém provozu naráz, ostatní oblasti počkají na další kurz.

Co se do téhle úvahy nevejde

Měření času na konkrétní práci je užitečné, ale nepokrývá všechno, co vzdělávání firmě přináší. Lidé, kteří umí nový nástroj používat, bývají ochotnější zkoušet další změny v provozu, a to se do jednoho čísla za jeden úkon nepromítne. Podobně se těžko měří to, jestli si zaměstnanec díky proškolení připadá jistější ve své práci, nebo jestli firma díky vzdělávání snáz obhájí u klienta, že s dokumenty pracuje moderně.

Tyhle věci nejsou důvod k tomu, aby se investiční pohled vzdal měření, jen k tomu, aby si firma přiznala, že čas ušetřený na jedné konkrétní práci je spodní hranice přínosu, ne jeho celý rozsah. I ta spodní hranice ale bývá dost na to, aby se rozhodnutí obhájilo.

Kde v tom stojíme my

Náš padesátihodinový kurz AI pro zaměstnance začíná tím, že si s firmou pojmenujeme dvě až tři konkrétní práce, které mají lidi po kurzu dělat jinak, ne obecným tématem. Díky tomu se dá po skončení kurzu reálně poznat, jestli šlo o investici, nebo jen o náklad, a firma má i po měsících vedle čeho porovnávat.

Při schválené žádosti kurz hradí program Úřadu práce. Kolik z ceny pokryje ve vašem případě, spočítáme písemně dopředu, ještě než se rozhodnete, koho a v jakém rozsahu proškolit.