Nabídka se skládá pořád stejně, a přesto ručně
Poptávka přijde e-mailem. Obchodník otevře ceník, hledá v něm položky, které zákazník chce, kopíruje čísla do šablony, dopočítává součty a DPH a k tomu píše doprovodný text, aby nabídka nevypadala jako tabulka bez kontextu.
U jednoduché poptávky se čtyřmi položkami to zabere čtvrt hodiny. U poptávky se dvaceti položkami, kde se zákazníkovo pojmenování neshoduje přesně s ceníkem, to bývá hodina i víc, protože se hledá, hledá a znovu hledá.
Je to práce, která se dělá pořád stejně, a přesně proto se dá zadat nástroji, který ceník i poptávku přečte najednou.
Co k tomu musí firma mít
Aby tohle fungovalo, potřebuje dvě věci, ne nástroj navíc.
Ceník ve strojově čitelné podobě. Tabulka se sloupci název položky, případně kód, jednotka, cena bez DPH a platnost. V Excelu nebo v Sheets, ne jako obrázek naskenovaného katalogu.
Poptávku jako text. E-mail, jak přišel, případně příloha, kterou jde otevřít a přečíst, ne fotku psaného seznamu.
Bez těchto dvou věcí se model nemá o co opřít a začne domýšlet, což je přesně ten výsledek, který nechcete.
Proč nestačí obyčejné vyhledávání v Excelu
Firma s ceníkem v tabulce má často i funkci, která podle přesného názvu nebo kódu položku vyhledá. Ta funkce funguje bezchybně, pokud zákazník napíše položku přesně tak, jak se jmenuje v katalogu. Realita je jiná: zákazník píše vlastními slovy, zkratkami nebo popisem toho, co potřebuje, ne katalogovým názvem.
Přesně tady je rozdíl mezi obyčejným vyhledáváním a jazykovým modelem. Model rozumí tomu, že „stojan na notebook“ a „držák na laptop, stolní“ může být ve skutečnosti stejná položka, zatímco přesné vyhledávání podle názvu tuhle shodu nenajde vůbec. Je to výhoda, dokud se nezvrhne v opak: model se stejnou logikou dokáže spárovat i dvě položky, které si jen podobně říkají, a přitom jsou to různé produkty s různou cenou.
Praktický důsledek je, že se obchodník nemá spoléhat na to, že se párování povedlo, jen proto, že výsledek vypadá rozumně. Rozumně vypadá i špatné spárování, protože model si vybírá tu položku z ceníku, která poptávce nejvíc odpovídá, ne nutně tu jedinou správnou. Kontrola před odesláním se tedy netýká jen výpočtu součtu, ale i toho, jestli se položka jmenuje přesně tak, jak zákazník poptával.
Jak se o to říct
Zadání, které se dá použít opakovaně a mění se v něm jen ceník a poptávka:
K poptávce v příloze najdi v přiloženém ceníku odpovídající položky. Ke každé napiš název podle ceníku, množství podle poptávky, jednotkovou cenu a mezisoučet. Když položku z poptávky v ceníku nenajdeš, napiš u ní nenalezeno a nedoplňuj cenu odhadem. Na konci přidej celkový součet bez DPH. Piš česky, věcně, bez reklamního tónu.
Poslední věta před součtem je ta nejdůležitější. Bez ní si model u nejasné položky dosadí cenu, která vypadá rozumně, a nikdo si toho nevšimne, dokud nabídka nedorazí k zákazníkovi s číslem, které v ceníku není.
Co model umí
- najít v ceníku položku, i když ji zákazník pojmenoval jinak, například „stojan na notebook“ místo přesného názvu z katalogu
- spočítat mezisoučty a celkovou částku podle dodaných cen
- navrhnout doprovodný text nabídky v tónu, který zadáte
- upozornit na položku, kterou v ceníku nenašel
Co model neumí a nesmí
- vymyslet cenu položky, kterou v ceníku nenašel
- rozhodnout sám o slevě nebo množstevním rabatu
- vědět, jestli je ceník, který dostal, ještě platný
- ručit za to, že jednotka v poptávce odpovídá jednotce v ceníku
Poslední bod je nenápadný a přitom častý. Zákazník napíše „100 kusů“, ceník má cenu za balení po deseti. Model tenhle rozdíl bez upozornění nepozná, pokud ho na to výslovně neupozorníte v zadání.
Kdo dělá co
| Krok | Kdo |
|---|---|
| Přečtení poptávky a ceníku | Model |
| Spárování položek s cenami | Model, s označením nenalezeného |
| Kontrola cen, množství a jednotek | Člověk |
| Rozhodnutí o slevě | Člověk |
| Odeslání nabídky | Člověk |
Rozdělení je jednoduché: model dělá vyhledávání a skládání, člověk dělá rozhodování a odpovědnost za to, co odejde k zákazníkovi.
Kde to selže
Podobné názvy dvou různých produktů. Ceník s položkami „konzole 10“ a „konzole 10 Pro“ svádí k záměně. Pomáhá, když ceník má u položek i kód, ne jen název.
Ceník v PDF se sloučenými buňkami. Stejný problém, jaký se řeší u vytěžování faktur: cokoli, co je vizuálně tabulka, ale strukturou ne, se čte hůř a chybovost roste.
Poptávka s dodatečnými požadavky v příloze. Zákazník napíše základní seznam do e-mailu a upřesnění schová do přiložené specifikace. Model, kterému dáte jen text e-mailu, přílohu nevidí, pokud mu ji nepřiložíte taky.
Záměna kus versus balení. Popsáno výš. Nejčastější zdroj chybné ceny, která přitom není chyba modelu, ale chyba zadání.
Přechod na nový ceník. Firma, která mění ceny k určitému datu, obvykle chvíli drží dva ceníky vedle sebe. Pokud model dostane oba, nebo starý omylem místo nového, spočítá nabídku podle cen, které už neplatí, a nabídka vypadá zcela v pořádku, jen s cenami z minulého čtvrtletí.
Poptávka v jiném jazyce. Zahraniční zákazník napíše poptávku anglicky nebo německy. Model si s tím poradí lépe, než by čekal obchodník, ale spárování s českým ceníkem stojí za dvojí kontrolu, protože se odbornější názvy překládají různě.
Kolik z toho reálně je
Přínos není v tom, že by se práce úplně zrušila. Obchodník pořád čte poptávku, pořád kontroluje ceny a pořád nabídku odesílá sám. Co se mění, je čas strávený ručním hledáním v ceníku a přepisováním čísel do šablony. U poptávky se čtyřmi položkami je ten rozdíl malý. U poptávky s desítkami položek z rozsáhlého katalogu je znatelný, protože ruční hledání rostlo s počtem položek zhruba lineárně, zatímco kontrola hotového návrhu roste mnohem pomaleji.
Druhý, méně zjevný přínos je rychlost odpovědi zákazníkovi. Nabídka, která dorazí ještě týž den, má u poptávkového řízení lepší šanci, že zákazník ještě neuzavřel s někým jiným. Návrh nabídky připravený za pár minut místo za hodinu tuhle šanci zvyšuje, i když samotné rozhodnutí zákazníka ovlivnit neumí.
Jak to zavést
- Srovnejte ceník do jedné tabulky. Pokud je dnes v několika souborech nebo v hlavě obchodníka, sjednoťte ho jako první krok, ještě než zapojíte nástroj.
- Vyzkoušejte to na starých poptávkách, u kterých znáte správný výsledek, a porovnejte, kde se model spletl.
- Určete, kdo nabídku před odesláním kontroluje. Nemusí to být ten, kdo ji připravil, ale musí to být určený člověk, ne předpoklad, že se na to podívá „někdo“.
- Sledujte první měsíc, kde se to seká. Nejčastěji na položkách s podobnými názvy nebo na jednotkách. Jakmile to víte, doplníte to do zadání a chyba se přestane opakovat.
- Rozšiřujte na celý katalog postupně, ne najednou. Nejdřív jedna produktová řada, u které znáte výsledek, teprve pak zbytek ceníku.
Ceny, slevy a obchodní podmínky patří mezi údaje, které nepatří do veřejné bezplatné verze jazykového modelu bez ohledu na to, jak nabídku skládáte. Psali jsme o tom v článku co do AI nepatří.
Kde v tom stojíme my
Vytěžování ceníků ani systém na nabídky neprodáváme. V padesátihodinovém kurzu AI pro zaměstnance je příprava nabídky podle ceníku jedno z cvičení a jede se na skutečném ceníku a skutečných poptávkách konkrétní firmy, ne na vzorových datech.
Kurz při schválené žádosti hradí program Úřadu práce, jehož podmínky jsme popsali v článku o tom, kdo v roce 2026 platí vzdělávání zaměstnanců. Kolik z ceny pokryje ve vašem případě, spočítáme písemně dopředu.
Časté dotazy
- Umí AI sama spočítat cenu nabídky podle ceníku?
- Nepočítá cenu z hlavy, sestaví nabídku z dat, která dostane. Když jí dáte ceník jako strukturovanou tabulku a poptávku jako text, spáruje položky a poskládá dokument se správnými cenami z toho ceníku. Bez ceníku, nebo s ceníkem v podobě, kterou nepřečte, si položku raději domyslí, a to je přesně ta chyba, které se má zabránit.
- Jaký formát ceníku funguje nejlíp?
- Tabulka se sloupci: název položky, případně kód, jednotka, cena bez DPH, platnost od kdy do kdy. Nejlépe v Excelu nebo v Sheets, kde jde tabulka nahrát celá. Ceník v PDF, kde jsou ceny rozprostřené v odstavcích textu, nebo naskenovaný jako obrázek, model přečte hůř a chybovost roste.
- Nepřepíše model cenu, kterou nemá?
- Riziko existuje a jmenuje se domýšlení. Když model položku z poptávky v ceníku nenajde, má tendenci ji přesto doplnit s cenou odvozenou z podobných položek. Proto musí zadání výslovně říkat, že nenalezenou položku má označit jako nenalezenou, ne nahradit odhadem. Kontrola cen před odesláním pak zůstává na člověku.
- Můžeme takhle připravenou nabídku poslat bez kontroly?
- Ne. Model připraví návrh, ne hotový dokument k odeslání. Před odesláním má někdo projít ceny, množství, jednotky a případnou slevu. U jednoduché poptávky to zabere pár minut, u nabídky s desítkami položek o něco víc, ale je to pořád méně času, než kdyby se nabídka skládala celá ručně.
- Vyplatí se to i malé firmě s pár nabídkami týdně?
- Nejvíc se to vyplatí tam, kde je katalog s desítkami až stovkami položek a nabídky se opakují v podobné struktuře. U firmy, která dělá jednu zakázkovou nabídku měsíčně na míru, se stejné pravidlo nevyplatí stejně, protože tam není co párovat s ceníkem.