Digitalizace není nákup systému
Slovo digitalizace účetnictví se v nabídkách softwarových firem používá jako synonymum pro „kupte si od nás nový systém“. Ve firmě, kde účetní každý měsíc ručně přepisuje výpisy z banky a faktury z PDF, to ale obvykle není otázka softwaru. Většinu z toho umí i program, který už firma vlastní, jen ho nikdy nikdo nezapnul pořádně.
Tenhle text jde v opačném pořadí, než jak se to obvykle prodává. Nejdřív zjistíte, kde se ztrácí čas, pak teprve, čím se to řeší.
Kde se ztrácí nejvíc času
Na školeních se ptáme účetních přímo: co vás nejvíc zdržuje? Odpovědi se opakují.
| Činnost | Co za tím obvykle stojí |
|---|---|
| Přepisování výpisu z banky do účetního systému | Chybějící napojení na banku přes otevřené rozhraní |
| Přepisování faktury z PDF | Dodavatel neposílá strukturovaná data, jen dokument k přečtení |
| Hledání dokladu podle čísla nebo dodavatele | Doklady uložené jako soubory na disku, ne v systému s vyhledáváním |
| Ruční párování platby s fakturou | Chybí automatické spárování podle variabilního symbolu nebo částky |
První dva řádky dohromady bývají největší položka. Zbytek textu se drží jich.
Krok 1: bankovní výpisy bez ručního importu
Většina bank v Česku dnes nabízí takzvané otevřené bankovnictví, tedy rozhraní, přes které si účetní program sám stáhne pohyby na účtu. Firma tak nemusí měsíčně exportovat výpis a ručně ho importovat, natožpak přepisovat po řádcích.
Nastavení není složitá technická práce, je to administrativní krok: povolit v internetovém bankovnictví přístup konkrétnímu účetnímu systému. Bývá to otázka jednoho odpoledne, ne projektu na měsíce. Pokud to váš účetní systém neumí, je to první věc, kterou má smysl u dodavatele softwaru poptat, dřív než cokoli jiného.
Krok 2: faktury bez přepisování
Tady se digitalizace nejvíc plete s nákupem drahého řešení, přitom má tři různé úrovně podle toho, kolik faktur měsíčně firma zpracovává.
Pravidelní dodavatelé. Zeptejte se jich, jestli umí posílat fakturu ve formátu ISDOC. Je to český formát strukturované elektronické faktury, který se do účetního systému, tedy do Pohody, Money S3, ABRA nebo Fakturoidu, načte rovnou i s položkami a sazbou daně. Přepisovat pak není co. Deset e-mailů dodavatelům dokáže odstranit víc ruční práce než jakýkoli software.
Nepravidelné doklady v malém počtu. Tam, kde ISDOC nepřipadá v úvahu, protože doklad chodí jednorázově nebo od drobného dodavatele, se vyplatí jazykový model. Vytěží údaje ze skenu i z běžného PDF, u desítek dokladů měsíčně to zvládne s namátkovou kontrolou.
Velký a pravidelný objem. Nad zhruba sto doklady měsíčně už se jazykovému modelu nevyrovná specializovaná vytěžovací služba napojená přímo na účetní systém, se zabudovanou kontrolou shody.
Celé téma vytěžování faktur, včetně toho, kde se to láme mezi Excelem, modelem a placenou službou, jsme rozebrali v samostatném článku.
Co s povinnou elektronickou fakturací
Firmy se na školeních ptají, jestli musí. Zatím ne. Elektronická fakturace mezi firmami je v Česku v režimu B2B dobrovolná a předpokládá souhlas příjemce. Tlak přijde z evropského balíku ViDA, ale jeho náběh je rozložený do let a dřív se dotkne přeshraničních plnění, tuzemská mají čas o něco déle.
Kdo si na strukturovaná data zvykne dobrovolně už teď, nebude za pár let řešit skokovou změnu. Kdo čeká na povinnost, bude to zavádět narychlo a pod tlakem termínu, který nevybral sám.
Kde se to nesmí automatizovat naslepo
Poctivý seznam věcí, které v marketingových materiálech dodavatelů softwaru nenajdete.
Neobvyklá platba. Program spáruje platbu s fakturou podle variabilního symbolu nebo částky. Když se dodavatel spletl a symbol chybí, spárování selže potichu, nikdo o tom neví, dokud doklad nezůstane viset jako neuhrazený.
Změna čísla účtu dodavatele. Nejzávažnější položka na seznamu. Když se na nové faktuře číslo účtu liší od toho, které má firma uložené, nemusí jít o chybu, může jít o podvod. Tohle pravidlo se vyplatí zavést bez ohledu na to, kolik automatizace firma má.
Nikdo neurčil, kdo kontroluje. Když se přepisování nahradí automatikou a odpovědnost se nikam nepřesune, chyba se objeví až v přiznání nebo při kontrole. Ten, kdo dřív přepisoval, má teď kontrolovat, ne se přestat věcí zabývat úplně.
Jak na to bez vlastního IT oddělení
Firmě do padesáti lidí, která nemá vlastní IT, doporučujeme na školeních tenhle postup:
- Napojte účetní systém na banku. Otevřené bankovnictví umí většina tuzemských bank i systémů, jen se to musí povolit.
- Napište pěti největším dodavatelům. Zeptejte se na ISDOC. Odpověď „ano“ znamená konec přepisování u konkrétního dodavatele bez jakéhokoli nákupu.
- Zbytek dokladů vytěžujte podle objemu. Málo a nepravidelně, jazykový model. Hodně a pravidelně, specializovaná služba.
- Zaveďte kontrolní pravidlo pro platby. Číslo účtu se musí shodovat s tím, co má firma uložené. Odchylka jde na ruční kontrolu.
- Určete konkrétního člověka, ne oddělení. Kdo dřív přepisoval, teď kontroluje výstup.
Tenhle postup vyřeší většinu digitalizace bez nákupu nového systému. Kde nový systém přece jen dává smysl, ukáže se to sám: firma zjistí, že stávající program prostě banku ani ISDOC neumí a dodavatel to nechce doplnit.
Kde v tom stojíme my
Účetní systémy neprodáváme ani nenapojujeme na banku, to je práce pro dodavatele konkrétního softwaru. Učíme lidi v účtárně, jak s nástroji, které firma už má nebo pořídí, pracovat tak, aby výsledku šlo věřit a aby nezanikla kontrola, která dřív byla samozřejmá součást ručního přepisování.
V padesátihodinovém kurzu AI pro zaměstnance je vytěžování dokladů jedno z prvních cvičení a jede se na fakturách konkrétní firmy. Součástí je i to, jak zavést změnu v účtárně tak, aby ji lidé nevnímali jako kontrolu shora, což je téma, které jsme rozebrali v článku o zavádění AI ve firmě.
Při schválené žádosti kurz hradí program Úřadu práce. Kolik z ceny pokryje ve vašem případě, spočítáme písemně dopředu.
Zdroje
- Elektronická fakturace, Ministerstvo financí ČR
- Elektronická fakturace a formát ISDOC, systemonline.cz
Časté dotazy
Kde má firma s digitalizací účetnictví začít?
Ne nákupem systému, ale zjištěním, kde konkrétně vzniká ruční práce. Nejčastěji jsou to tři místa: přepisování bankovních výpisů, přepisování faktur z PDF a opakované dotazy na to, kde je jaký doklad. Teprve když víte, které z toho se u vás týká nejvíc hodin měsíčně, má smysl hledat nástroj. Firma, která koupí komplexní systém dřív, než tohle zjistí, často zaplatí za funkce, které nikdy nepoužije.
Musíme kvůli digitalizaci měnit účetní program?
Ve většině případů ne. Běžné české účetní systémy, tedy Pohoda, Money S3, ABRA nebo Fakturoid, dnes už umí napojení na banku a načtení strukturované faktury. Většina digitalizace tak neznamená koupit nový systém, ale zapnout a nastavit funkce, které ten stávající už má, jen se s nimi nikdy nikdo nezabýval.
Co je ISDOC a proč se má chtít po dodavatelích?
ISDOC je český formát elektronické faktury. Místo dokumentu k přečtení obsahuje strukturovaná data, tedy dodavatele, položky, částky a sazby daně, která si účetní systém načte sám bez přepisování. Podporují ho běžné tuzemské programy. Stačí napsat pravidelným dodavatelům a zeptat se, jestli ho umí posílat. Podrobný postup pro faktury, které přijdou jako běžné PDF, jsme popsali v [samostatném článku o vytěžování faktur](/blog/prevod-pdf-do-excelu-faktury).
Musíme už v Česku povinně vystavovat elektronické faktury?
Mezi firmami zatím ne. Elektronická fakturace je v tuzemsku v režimu B2B dobrovolná. Povinnost přijde z evropského balíku ViDA, jeho náběh je ale rozložený do let: dřív se dotkne přeshraničních plnění, tuzemská mají čas déle. Firma, která si na strukturované faktury zvykne dřív, bude mít pozdější náběh povinnosti jednodušší.
Je automatizované účetnictví spolehlivější než ruční?
V rutinních, opakujících se úkonech ano, protože program neudělá překlep při přepisování čísla. U výjimek, tedy nestandardního dokladu nebo neobvyklé platby, je to naopak: program ji buď nezpracuje, nebo ji zpracuje podle vzoru, který na ni neplatí. Proto se s digitalizací nezbavujete kontroly, jen ji přesouváte z přepisování na ověřování výstupu.