Náhrada mzdy za dobu školení: jak funguje a kdo na ni má nárok

Proč se náhrada mzdy vůbec řeší

Padesát hodin školení zní jako velké číslo, dokud se nerozpočítá na jeden den v týdnu po dobu deseti týdnů. I tak ale platí, že zaměstnanec ty hodiny netráví u své běžné práce. Firma mu přesto mzdu platí dál, protože jde o pracovní dobu, jen jinak strávenou. U jednoho zaměstnance je to nepříjemnost. U patnáctičlenné skupiny, která je zároveň mimo provoz, je to náklad, který firmy před podáním žádosti chtějí znát dopředu.

Přesně tenhle náklad řeší náhrada mzdy v rámci programu Vzdělávání pro firmy.

Co program hradí a za co

Program hradí dvě oddělené věci a je užitečné je nezaměňovat:

Obě položky se vztahují jen na hodiny skutečně strávené na vzdělávací aktivitě, ne na celý pracovní úvazek zaměstnance po dobu, kdy kurz probíhá. Zaměstnanec, který je jinak v běžném provozu a jednou týdně odchází na pětihodinový školicí blok, má nárokovanou náhradu jen za těch pět hodin, ne za celý týden.

Jak se náhrada mzdy počítá a vyplácí

Financování v programu funguje přes takzvané jednotkové náklady: na hodinu vzdělávání a účastníka je stanovená částka, kterou lze uplatnit. Konkrétní výše se řídí aktuálními podmínkami výzvy a liší se případ od případu, takže přesné číslo pro vaši firmu patří do individuální kalkulace, ne do obecného přehledu na webu.

Klíčové je pořadí kroků: náhrada se neplatí předem ani v průběhu kurzu. Vyplácí se až po ukončení vzdělávací aktivity, na základě dokladů, které zaměstnavatel doloží, tedy prezenčních listin s podpisy účastníků a dokladů o skutečně vyplacené mzdě za dané hodiny.

Firmy si tenhle mechanismus často pletou s okamžitou úlevou na mzdových nákladech. Ve skutečnosti jde o zpětnou kompenzaci. Mzdu musí firma po celou dobu kurzu vyplácet normálně, jako by zaměstnanec byl v provozu, a náhradu dostane až po jeho skončení.

Podmínka, na které to všechno stojí

Nárok na náhradu mzdy je vázaný na stejnou podmínku jako nárok na proplacení samotného vzdělávání: účastník musí splnit nejméně osmdesátiprocentní docházku na celkovém rozsahu kurzu. U padesátihodinového běhu je to čtyřicet hodin z padesáti.

Pokud konkrétní zaměstnanec tuhle hranici nesplní, náhrada mzdy se za něj neproplácí, ani kdyby zbytek skupiny podmínku splnil bez problémů. Proto se evidence docházky vede pečlivě po celou dobu kurzu, ne jen orientačně.

Kdo o náhradu žádá a proč ne zaměstnanec

O náhradu mzdy žádá zaměstnavatel v rámci téže žádosti, kterou podává na samotné vzdělávání. Je to logické: mzdu vyplácí firma, ne stát ani zaměstnanec, takže i kompenzace jde firmě. Zaměstnanec sám o sobě žádnou žádost nepodává a nemusí se o administrativu starat, jeho úkolem je kurz absolvovat a splnit docházku.

Modelový příběh v hodinách, ne v korunách

Aby mechanismus nezůstal v obecné rovině, ukázka na jedné skupině. Firma přihlásí do padesátihodinového kurzu deset zaměstnanců z administrativy a obchodu. Kurz běží jeden den v týdnu po pěti hodinách, deset týdnů po sobě.

Za každý školicí den odchází deset lidí z provozu na pět hodin. Firma jim tyhle hodiny platí jako běžnou pracovní dobu, přestože v nich netvoří obvyklý výstup. Po celých deseti týdnech, kdy kurz skončí a je doložená docházka všech účastníků, podá firma spolu s vyúčtováním nákladů na vzdělávání i doklady k náhradě mzdy za těch padesát hodin na osobu. Teprve pak jí Úřad práce ČR náhradu proplatí.

Kdyby jeden z účastníků kvůli nemoci nebo pracovním povinnostem nedosáhl na minimální docházku, náhrada mzdy se za něj neuplatní, i kdyby zbylých devět lidí podmínku splnilo bez problémů. Proto se firmám vyplatí řešit evidenci docházky hned od prvního dne, ne až těsně před koncem kurzu, kdy už se zameškané hodiny nedají dohnat.

Co s tím má společného rozvržení kurzu do týdnů

Volba rozvržit padesát hodin do deseti týdnů po jednom dni místo do deseti dní v kuse má přímý dopad i na náhradu mzdy, byť nepřímo. Firma, která pošle celý tým na deset dní za sebou, řeší najednou výpadek celé kapacity a zároveň desetidenní blok mzdových nákladů, který se jí vrátí až po měsících. Firma, která rozloží stejný rozsah do deseti týdnů, má tenhle náklad rozprostřený a předvídatelný, což usnadňuje plánování cash flow i bez ohledu na to, kdy přesně dorazí proplacení od úřadu.

Co náhrada mzdy neřeší

Náhrada se týká výhradně hodin strávených na vzdělávací aktivitě. Neřeší mzdové náklady za dobu, kdy si zaměstnanec mezi jednotlivými bloky kurzu procvičuje naučené v běžné práci, ani jinak nekompenzuje běžný chod firmy během deseti týdnů, kdy kurz probíhá. Firma proto i s náhradou mzdy počítá s tím, že tým je po dobu kurzu o jeden den v týdnu částečně mimo provoz. Program pokrývá tenhle konkrétní náklad, mzdu za odškolené hodiny, v rámci celkového stropu podpory.

Jak se to promítá do mzdové agendy

Pro mzdovou účetní znamená účast zaměstnance na kurzu v praxi jednu věc: za dané hodiny se mzda zpracovává úplně stejně, jako by zaměstnanec byl v provozu, protože jde o omluvenou a placenou pracovní dobu, ne o neplacené volno ani o dovolenou. Rozdíl je jen v tom, že se k dané docházce vede zvlášť evidence pro potřeby dotačního programu, tedy prezenční listina s podpisem účastníka za každý školicí den.

Právě tahle prezenční listina je později jediný podklad, který dokládá, kolik hodin se má nahradit. Bez ní se nedá ani při jinak bezchybné mzdové agendě prokázat, že k účasti na školení skutečně došlo v deklarovaném rozsahu.

Proč to firmy zajímá víc než samotná cena kurzu

Na první schůzce s firmou, která zvažuje vzdělávání zaměstnanců, padne otázka na cenu kurzu skoro vždycky. Otázka na náhradu mzdy padá o něco později, ale rozhoduje minimálně stejně, protože u skupiny patnácti lidí na padesátihodinovém kurzu je mzdový náklad za dobu strávenou na školení srovnatelný s náklady na kurz samotný, ne zanedbatelná položka navíc.

Firmy, které tenhle náklad podcení při plánování rozpočtu, se pak diví, že vzdělávání i s dotací na samotný kurz vyjde dráž, než čekaly. Právě proto se náhrada mzdy počítá jako druhá, oddělená položka programu, a proto ji dává smysl řešit hned na začátku, ne až ve chvíli, kdy se řeší, kolik kurz reálně stál.

Kde v tom stojíme my

Náhradu mzdy nevyplácíme, o tu žádá zaměstnavatel přímo u Úřadu práce ČR jako součást stejné žádosti, na kterou dodáváme podklady k padesátihodinovému kurzu AI pro firmy. Kurz jsme rozvrhli přesně na jeden den v týdnu po dobu deseti týdnů i proto, aby dopad na provoz a na mzdové náklady zůstal předvídatelný.

Kompletní přehled toho, kdo v Česku na vzdělávání zaměstnanců přispívá a odkud peníze plynou, najdete v článku kdo platí vzdělávání zaměstnanců.

Jedna věc se přitom plete často, tak ať je řečená rovnou. Podpora má strop na hodinu a účastníka a obě složky, vzdělávání i náhrada mzdy, se do něj vejdou dohromady. Kolik z toho stropu spotřebuje cena kurzu a kolik zůstane firmě na mzdy, tedy záleží na tom, za kolik kurz nakupujete. Není to automaticky tak, že firma dostane náhradu mzdy navrch k proplacenému kurzu. U nás to spočítáme písemně dopředu, ještě než se do žádosti pustíte, ať víte, s čím počítat na obou stranách.

Zdroje

• Projekt Vzdělávání pro firmy, up.gov.cz
• MPSV spouští projekt Vzdělávání pro firmy, mpsv.gov.cz