Dvě verze přijdou a není jasné, co se změnilo
Partner pošle smlouvu s poznámkou „doplnili jsme pár drobností“. Otevřete dokument vedle staré verze a hledáte rozdíl očima, věta po větě. U krátké smlouvy to jde. U víceleté rámcové smlouvy na dvacet stran ne, a právě tam bývá ta drobnost, na které nejvíc záleží.
Stejná situace se opakuje u dodatků a u obchodních podmínek, které dodavatel jednou za čas aktualizuje a pošle novou verzi bez zvýrazněných změn. Firma podepíše, protože nemá čas srovnávat dvacet stran s předchozí verzí, a teprve za čas zjistí, že se podmínky mezitím posunuly jinam, než čekala.
Tohle je úloha, kde první instinkt „hodím to do AI“ vede k horšímu výsledku, než kdyby se použil nástroj, který na to firmy mají už roky a skoro nikdo o něm neví.
Nejdřív ta nuda: Word to umí sám
Microsoft Word má funkci Porovnat, schovanou na kartě Revize. Vyberete původní dokument a upravený dokument, Word vytvoří třetí soubor, kde je každá změna vyznačená jako sledovaná úprava.
Je to přesné na úrovni jednotlivých slov. Nic nepřehlédne, nic si nedomyslí, protože nejde o odhad, ale o mechanické porovnání textu. Přesně tohle jazykový model neumí zaručit, protože pracuje s pravděpodobností, ne s jistotou shody znak po znaku.
Dvě podmínky, na kterých to obvykle padne:
- Oba soubory musí být skutečný .docx. Ne PDF, ne sken, ne dokument, který někdo naskenoval a znovu naťukal.
- Struktura musí sedět. Dokument převedený z jiného formátu s poškozeným formátováním se porovná špatně, protože Word neporovnává jen text, ale i strukturu odstavců.
Kdo dostane smlouvu jen jako PDF, má důvod si vyžádat i verzi ve Wordu. Není to zbytečná byrokracie, je to podmínka, aby porovnání fungovalo přesně, ne přibližně.
Kdy nastupuje jazykový model
Word vám ukáže, že se věta ve druhém odstavci třetího článku změnila. Nevysvětlí, co ta změna znamená pro vaši stranu smlouvy. Tady je prostor pro model, ale s jasně omezenou úlohou.
Zadání, které funguje:
Tady je původní znění klauzule a tady nové. Popiš věcně a česky, co se změnilo a co to prakticky znamená pro stranu, která smlouvu podepisuje jako odběratel. Nehodnoť, jestli je to výhodné, jen popiš důsledek. Piš krátce, bez právnických frází.
Rozdíl mezi „popiš důsledek“ a „je to pro nás výhodné“ je zásadní. První otázka model zvládne dobře, protože jde o čtení textu. Druhá vyžaduje posouzení rizika v kontextu vašeho vztahu s druhou stranou, a to je práce pro právníka, ne pro nástroj.
Jak spojit obě metody dohromady
Nejlepší postup není vybrat si mezi Wordem a modelem, ale použít je v pořadí za sebou. Nejdřív Word ukáže mechanicky, co přesně se změnilo, slovo od slova. Teprve pak se vezmou právě ty vyznačené úseky, jeden po druhém, a předloží se modelu s prosbou o vysvětlení důsledku.
Tenhle postup má výhodu i v tom, že se nemusí procházet celá smlouva znovu. Kontroluje se jen to, co Word skutečně označil jako změněné, a k tomu se čte vysvětlení, ne domněnka nad celým dokumentem. U delší rámcové smlouvy to znamená rozdíl mezi čtením dvaceti stran a čtením pěti odstavců, které se opravdu změnily.
Stejný postup se dá zopakovat i u přílohy s ceníkem nebo u obchodních podmínek dodavatele. Rozsah bývá kratší než u samotné smlouvy, ale princip je stejný: nejdřív mechanické porovnání, teprve pak vysvětlení toho, co se skutečně změnilo, a ne dřív.
Klauzule, kde se změna nejvíc počítá
Ne každá úprava má stejnou váhu. Zkušenost z právní praxe i ze školení ukazuje, že se pozornost vyplatí soustředit na pár typů ustanovení.
- Platební podmínky. Posun splatnosti, změna měny, nová záloha.
- Omezení odpovědnosti. Strop náhrady škody, výluky z odpovědnosti, nové podmínky reklamace.
- Ukončení smlouvy. Výpovědní lhůta, důvody pro okamžité ukončení, automatické prodloužení bez upozornění.
- Smluvní pokuty. Nová sankce, nebo změna výše u té stávající.
U těchto čtyř oblastí se vyplatí dvojí kontrola bez ohledu na to, jak text vypadá nenápadně. Právě tady bývá „drobnost“, o které partner v průvodním e-mailu píše, ve skutečnosti to hlavní.
Pomáhá mít tenhle seznam napsaný a viditelný pro každého, kdo ve firmě smlouvy podepisuje, ne jen v hlavě jednoho zkušeného člověka. Nový kolega, který se poprvé dostane ke kontrole smlouvy, pak přesně ví, na co se má u vyznačených změn zaměřit, a nemusí čekat, až se to naučí na vlastní chybě.
Co model umí
- shrnout, které klauzule se mezi verzemi změnily, když už víte kde (podle Wordu)
- přeložit právnickou formulaci do věty, které rozumí i nepravník
- upozornit na typické varovné formulace: jednostranná změna podmínek, automatické prodloužení, vysoká smluvní pokuta
- porovnat dvě verze textově, když nemáte k dispozici Word ani sledované změny
Co model neumí a nesmí
- zaručit, že nepřehlédl žádnou změnu, jako to zaručuje mechanické porovnání ve Wordu
- posoudit právní riziko s jistotou právníka, který zná kontext vašeho vztahu s druhou stranou
- nahradit kontrolu advokáta u smluv s vyšší hodnotou nebo dlouhodobým závazkem
- rozhodnout, jestli je změna přijatelná. To je rozhodnutí firmy, ne nástroje
Které nástroje na co
| Situace | Co použít |
|---|---|
| Máte oba dokumenty jako .docx | Word, funkce Porovnat |
| Máte jen PDF nebo sken | Nejdřív si vyžádejte .docx, nebo modelu předložte oba texty ke srovnání s vědomím nižší jistoty |
| Potřebujete vysvětlit, co změna znamená | Jazykový model, s textem konkrétní klauzule |
| Jde o vyšší hodnotu nebo dlouhodobý závazek | Právník má poslední slovo, nástroj jen připraví podklad |
Kde to selže
Číselné údaje. Změna z „30 dnů“ na „60 dnů“ model přečte správně skoro vždy, ale u delších čísel a procent se vyplatí druhé přečtení očima.
Tichá úprava formátování. Word ukáže i změny formátování jako úpravy, což bývá zahlcující. Filtrujte na věcné změny textu, ne na každou změnu mezery.
Domněnka úplnosti. Když necháte model porovnat dva texty bez Wordu, nemáte jistotu, že zachytil úplně vše. Vždy, když existuje varianta s Wordem, dejte přednost jí.
Citlivost obsahu. Smlouva je obchodní dokument. Vkládat ji do veřejné bezplatné verze nástroje bez smluvního zajištění dat je stejné riziko jako u jakéhokoli jiného citlivého dokumentu, jak jsme popsali v článku o tom, co do AI nepatří.
Více kol připomínek. U smluv, které si strany posílají tam a zpět několikrát, se snadno stane, že se porovnává špatná dvojice verzí, protože se v e-mailech smíchá starší a novější příloha. Pomáhá pojmenovávat soubory datem a číslem verze, ne jen slovem finální.
Jak to zavést
- Zjistěte, kdo ve firmě smlouvy podepisuje a jak dnes kontroluje verze. Většinou očima, bez nástroje.
- Zaveďte pravidlo, že se smlouvy vyměňují jako .docx, ne jen jako PDF. Je to jedna věta v komunikaci s partnerem.
- Ukažte lidem funkci Porovnat ve Wordu. Bývá to nejrychlejší zlepšení v celém postupu a nestojí to nic navíc.
- Jazykový model přidejte až na vysvětlení klauzulí, ne na samotné porovnání, pokud existuje varianta s Wordem.
- Domluvte se dopředu, od jaké hodnoty smlouvy jde podklad ještě k advokátovi. Bez téhle hranice se rozhoduje ad hoc a nekonzistentně.
Kde v tom stojíme my
Smlouvy neposuzujeme a nejsme advokátní kancelář. V padesátihodinovém kurzu AI pro zaměstnance učíme, jak rozeznat, kdy stačí nástroj, který firma má, a kdy je potřeba pomoc odborníka, a jak se přitom chovat k citlivým dokumentům.
Kurz se zavádí postupně a jde s ním i rozhodnutí, které nástroje ve firmě povolit a jak. Rozepsali jsme to v článku o tom, jak zavést AI ve firmě, aniž by to lidi naštvalo.
Časté dotazy
- Jak porovnám dvě verze smlouvy ve Wordu?
- Karta Revize, tlačítko Porovnat, zvolíte původní a upravený dokument. Word vygeneruje třetí soubor, ve kterém je každá změna vyznačená jako sledovaná úprava: co přibylo, co zmizelo, co se přesunulo. Je to přesné na úrovni slov a nepotřebuje k tomu žádný jazykový model, jen dva soubory ve formátu .docx.
- Proč mi porovnání ve Wordu nefunguje?
- Nejčastěji proto, že aspoň jeden ze souborů není skutečný .docx dokument. Smlouva naskenovaná jako obrázek, PDF, nebo dokument uložený z jiného programu ve wordovském formátu, ale s poškozenou strukturou, se porovná špatně nebo vůbec. Řešením bývá získat od druhé strany oba dokumenty jako čistý Word, ne jako PDF export.
- K čemu je pak dobrý jazykový model?
- Word ukáže, že se věta změnila. Nevysvětlí, co ta změna znamená pro vaši stranu smlouvy. Tam se hodí model: vložíte mu původní a nový text konkrétní klauzule a necháte ho popsat rozdíl česky a věcně, například že se zkrátila výpovědní lhůta nebo že přibyla sankce. Je to doplněk k Wordu, ne náhrada.
- Může nám AI říct, jestli je smlouva nevýhodná?
- Umí popsat, co se změnilo, a upozornit na formulace, které stojí za pozornost. Neumí posoudit právní riziko s jistotou, se kterou to čekáte od právníka, protože nezná kontext vašeho vztahu s druhou stranou ani judikaturu k dané oblasti. U smluv, kde jde o vyšší částky nebo o dlouhodobý závazek, patří poslední slovo advokátovi.
- Smíme text smlouvy vložit do ChatGPT nebo Copilota?
- Záleží na verzi. Do bezplatné osobní verze bez smluvního zajištění text smlouvy nepatří, protože jde o obchodní dokument, který jste tím poslali mimo firmu. Firemní varianta s odpovídající smlouvou o zpracování dat je jiná situace. Pravidlo je stejné jako u jiných citlivých dokumentů: co by vadilo, kdyby se objevilo jinde, nepatří do veřejné služby.