Nejdřív ten krok, který lidi přeskočí
Nejčastější stížnost, kterou na školeních slyšíme, nezní „Copilot v Excelu je špatný“, ale „Copilot v Excelu se mi vůbec neukáže“. Než tedy vůbec řešíme, co umí, řešíme, proč ho vidí kolega a vy ne.
Podle dokumentace Microsoftu za tím stojí prakticky vždy jedna ze dvou věcí:
| Příčina | Jak to poznat | Řešení |
|---|---|---|
| Chybí licence Microsoft 365 Copilot | V nabídce Soubor, Účet u profilu licence chybí | Přiřadí správce Microsoftu 365 ve firmě |
| Sešit není v cloudu | Soubor je uložený jen na disku počítače | Soubor, Uložit jako, zvolit OneDrive nebo SharePoint |
Copilot v Excelu potřebuje se sešitem pracovat přes cloud, s čistě lokálním souborem nepočítá. Po splnění obou podmínek se ikona objeví na kartě Domů na pásu karet. Když chybí i tak, pomůže v nabídce Soubor, Účet zvolit Aktualizovat licenci a Excel restartovat.
Licence samotná není zadarmo. Kolik stojí a v čem se liší od bezplatné vrstvy Copilota, jsme popsali v článku o Microsoft Copilotu ve firmě.
Tři režimy práce
Copilot v Excelu nefunguje jen jako chat vedle listu. Rozlišuje tři způsoby, jak s vámi pracuje:
- Chat. Odpovídá na otázky a nabízí návrhy, ale sám nic v sešitu nemění. Vhodné na vysvětlení vzorce nebo na to, když si chcete jen ověřit nápad.
- Edit. Navrhne konkrétní úpravu sešitu, kterou vy schválíte nebo odmítnete. Používá se, když už víte, co chcete udělat, a čekáte hotový výsledek.
- Plan. U větších zadání nejdřív rozloží úkol na kroky a ukáže vám postup dřív, než cokoli udělá. Hodí se na vícekrokové úpravy, kde by bylo riskantní nechat Copilota rovnou zasáhnout do dat.
Pro běžnou kancelářskou práci je nejužitečnější kombinace chatu na vysvětlení a editu na drobné úpravy. Plan oceníte až u složitějších requestů, kde chcete vidět, co přesně se chystá udělat, dřív než to udělá.
Co dnes umí dobře
Vzorce ze slovního zadání. Napíšete, co chcete spočítat, a Copilot navrhne vzorec i s vysvětlením. Funguje to i obráceně, cizí vzorec necháte vysvětlit.
Čištění dat. Odstranění duplicit, sjednocení formátu data, rozdělení sloupce podle oddělovače. Práce, která dřív zabrala čas v Power Query, dnes jde zadat větou.
Grafy a rychlá vizualizace. Popíšete, co chcete vidět, Copilot navrhne typ grafu a připraví ho.
Python přímo v sešitu. Novější funkce umožňuje Copilotovi při editaci použít Python na pokročilejší analýzu, statistiku nebo vizualizaci, aniž byste museli otevírat jiný nástroj. Zapne ho sám, když to vyhodnotí jako vhodné, nebo si o to řeknete výslovně.
Pravidla pro sešit. Firma si může nastavit takzvaná pravidla sešitu, tedy formátovací a vzorcové konvence, které se drží konkrétního souboru. Užitečné tam, kde víc lidí upravuje stejnou tabulku a má se držet jednotného stylu.
Souvislosti mimo tabulku. Přes takzvaný výběr souborů může Copilot zohlednit i e-maily, schůzky nebo jiné dokumenty z Microsoftu 365, ne jen otevřený sešit.
Kde to spolehlivě nefunguje
Excel je nástroj, u kterého bývá očekávání od Copilota největší, a proto je i zklamání největší.
Sloučené buňky a víceřádkové hlavičky. Cokoli, co je vizuálně přehledné pro člověka, ale strukturálně nepravidelné, Copilotovi dělá problém. Poznámka vepsaná pod součtový řádek, hlavička rozdělená do dvou řádků nebo sloučené buňky v prvním sloupci. Čím uklizenější tabulka, tím lepší výsledek, a to platí obecně, ale u Excelu to bolí nejvíc.
Velmi specifické maticové vzorce. Na běžné funkce stačí spolehlivě. U komplikovaných maticových konstrukcí navrhne něco blízkého, co je ale potřeba ještě doladit ručně.
Přesnost bez kontroly. Platí to, co Microsoft sám píše o všech svých nástrojích s umělou inteligencí: odpověď nemusí být stoprocentně přesná a před odesláním nebo dalším použitím ji má člověk posoudit. U čísel to platí dvojnásob.
Kdy se Copilot v Excelu vyplatí
Rozhodovací pravidlo, které dáváme firmám na školeních: vyplatí se tam, kde lidé pracují s daty pravidelně, ale nejsou to specialisté na Excel. Ušetří jim hledání v nápovědě a psaní vzorců, které by jinak psali metodou pokus omyl.
Nevyplatí se jako náhrada za člověka, který v Excelu už je expert. Ten zvládne totéž rychleji sám a Copilot mu spíš zpomaluje práci tím, že musí kontrolovat návrh, který by sám napsal na první pokus.
Kde v tom stojíme my
Licence Microsoft 365 Copilot neprodáváme. Učíme lidi, kteří ho ve firmě mají, používat ho tak, aby jim šetřil čas na věcech, na které stačí, a nespoléhali se na něj tam, kde běžně chybuje.
V padesátihodinovém kurzu AI pro zaměstnance má práce s Copilotem v Excelu vlastní cvičení na reálných tabulkách konkrétní firmy, včetně toho, jak poznat výstup, kterému se nedá věřit bez kontroly.
Při schválené žádosti kurz hradí program Úřadu práce. Kolik z ceny pokryje ve vašem případě, spočítáme písemně dopředu.
Zdroje
- Začínáme s Copilotem v Excelu, support.microsoft.com
- Jak najít a povolit chybějící tlačítko Copilota v aplikacích Microsoft 365, support.microsoft.com
- Python v Copilotovi v Excelu, Microsoft Q&A
Časté dotazy
Jak aktivovat Copilota v Excelu?
Nejdřív zkontrolujte v Excelu vpravo nahoře, že jste přihlášeni pod správným firemním účtem, a v nabídce Soubor, Účet ověřte, že k němu máte přiřazenou licenci Microsoft 365 Copilot. Dál musí být sešit uložený na OneDrivu nebo SharePointu, na místní disk to nestačí. Když jsou obě podmínky splněné, ikona Copilota se objeví na kartě Domů na pásu karet. Pokud chybí i tak, pomůže v nabídce Soubor, Účet zvolit Aktualizovat licenci a restartovat Excel.
Proč se mi ikona Copilota v Excelu neukazuje?
Ve většině případů ze dvou důvodů. Buď administrátor uživateli nepřiřadil licenci Microsoft 365 Copilot, nebo je sešit uložený lokálně místo na OneDrivu či SharePointu. Copilot potřebuje k datům přistupovat přes cloud, s lokálním souborem nepracuje. Řešení je uložit sešit do cloudu přes Soubor, Uložit jako, a u licence to ověřit se správcem Microsoftu 365 ve firmě.
Umí Copilot v Excelu psát vzorce za mě?
Ano, a je to jedna z jeho nejspolehlivějších funkcí. Popíšete slovy, co chcete spočítat, a Copilot navrhne vzorec i s vysvětlením, co dělá. Funguje to i obráceně: označíte cizí vzorec a necháte si ho vysvětlit. Na jednoduché a středně složité výpočty je to rychlejší než hledání v nápovědě. U velmi specifických maticových vzorců počítejte s tím, že návrh budete muset doladit.
Co je Python v Excelu a k čemu to je?
Nová funkce, která umožňuje Copilotovi použít při úpravě sešitu programovací jazyk Python namísto běžných funkcí Excelu. Hodí se na pokročilejší analýzu dat, statistiku nebo grafy, které by se v klasickém Excelu skládaly složitě. Copilot ho použije sám, když usoudí, že je to vhodné, nebo si o to explicitně řeknete. Výsledek se stále zobrazí jako běžný list nebo graf v sešitu.
Zvládne Copilot složitou firemní tabulku se sloučenými buňkami?
Špatně. Čím víc tabulka odpovídá tomu, jak se dělá pro člověka, tedy sloučené buňky, víceřádkové hlavičky, poznámky vepsané pod součtem, tím hůř ji Copilot čte. Stejně jako člověk, který tabulku vidí poprvé, se v ní ztrácí. Nejlepší výsledky dává jedna přehledná hlavička a data v čistých řádcích a sloupcích bez ozdob.
Potřebuji na Copilota v Excelu placenou licenci?
Ano, bez výjimky. Na rozdíl od Copilot Chatu v Outlooku nebo na webu, který firemní účty s Microsoftem 365 mají bez příplatku, práce Copilota přímo v Excelu vyžaduje placenou licenci Microsoft 365 Copilot. Cenám a rozdílu mezi bezplatnou a placenou verzí Copilota jsme se věnovali v [samostatném článku](/blog/microsoft-copilot-ve-firme).